「なんであの人、定時にスッと帰れるんだろう？」
同じような仕事量を抱えているはずなのに、なぜか早く終わらせて帰る人っていますよね。
実は、仕事が早い人にはいくつかの共通点があります。
仕事が早い人たちの特徴をピックアップし、仕事のスピードを上げるためのヒントとしてご紹介します。
仕事を早く終わらせる習慣・考え方
仕事のスピードを決めるのは、能力よりも「どんな考え方で取り組むか」にかかっています。
ここでは、仕事が早い人が共通して持っている習慣やマインドを紹介します。
今日から取り入れられる工夫がきっと見つかるはずです。
優先順位をつけるのがうまい
仕事が早い人は「やるべきこと」と「やらなくていいこと」の区別が明確です。
全体像を把握を優先し、重要度と緊急度のバランスを見ながら、今どこに力を注ぐべきか判断しています。
この意識があるだけでも、仕事の効率に影響してきますよ。
一度に一つ、シングルタスクを徹底
仕事が早い人は、複数のことを瞬時に切り替えながら作業するマルチタスクをしているようにみえます。
でも、実際には仕事が早い人ほど一つずつ集中して終わらせるスタイルをとっています。
あれこれ同時進行するよりも、確実に潰していく方がミスが減り、結果的に早く終わるからです。
私はだいぶ仕事を抱え込むタイプでして、自然とマルチタスクの状況になることが多かったです。
実際にマルチタスクで作業していると、次の2点のデメリットを感じていました。
- 同時に複数の作業を進めるので、一つ一つの作業が終わった達成感を感じる間がないこと
- 作業ごとに思考の流れを切り替えるのが都度ストレス
とにかく疲労が強く、効率も悪く感じました。
そこで意図的にシングルタスクになるように、一つの仕事を集中して終わらせてから次に取り掛かるようにしてみました。
作業ごとの頭の切り替えが減ったことでストレスとミスが減り、明らかに効率が変わったことを感じました。
仕事を早く終わらせる目的としては、シングルタスクを徹底することがおすすめといえそうです。
段取りを組み、迷わない
仕事が早い人の特徴として、作業前の段取りを重視しています。
事前の段取りを組んでおくと、作業中の迷いやストップが少なくなるためです。
たとえば資料を準備、手順を確認、連絡事項や注意事項を把握しておくなどです。
やる前の準備に時間を作り、作業中は一直線に集中して進めていくのが、仕事が早い人のやり方です。
後回しにせず、すぐ着手する
めんどうに感じる仕事でも、すぐやる癖をつけている人は、結果的にタスクの山をつくりません。
仕事が遅い人ほど、「あとでやろう」が口癖になってしまいがちです。
すぐやれば、記憶が新鮮なうちに終わるため効率も上がります。
判断・決断に時間をかけすぎない
完璧を求めるあまり、判断が遅れると全体の流れが止まってしまいます。
仕事が早い人は、7割程度の完成度で進める柔軟さを持っているのが特徴です。
迷ったときは、あとから修正すればいいと考えてまず動く、終わらせる。
このスタンスがスピードと時間の余裕を生みだします。
人に頼るのがうまい
仕事を早く進めるには、自分がすべてやらないことも大切です。
得意な人に任せる、わかる人に相談する、確認を早めにとる。
人に頼ることを上手に活用できる人ほど、業務スピードを上げています。
ミスが少なく、引きずらない
小さなミスは誰でもありますが、ミスしたあとに落ち込みすぎず、すぐ立て直す人は強いです。
仕事が早い人は、トラブルも織り込み済みで動いている印象があります。
時間をムダにしない工夫
仕事が早く終わる人とそうでない人の差は無駄の削り方にあります。
時間を最大限に活かすための工夫を順番にご紹介します。
無駄に動かない
コピーに何度も行く、誰かを呼びに行く、別のフロアに資料を取りに行くなど、意識して見直すと移動の無駄が多いと感じないでしょうか。
実はちょっとした移動を意識的に減らすことが、大きな時短につながります。
仕事が早い人は、順序と動きを計算しています。
整理整頓で探す時間を排除
デスクやPC内がごちゃごちゃしていると、必要な情報を探すだけで時間を使ってしまいます。
仕事が早い人は、必要なものがすぐに取り出せるように、日ごろから環境を整えているのが特徴です。
テンプレートで思考の手間を減らす
よく使うメール、報告書、資料の構成などはテンプレート化しておくと、毎回ゼロから考える必要がなくなります。
一度作ってしまえば、繰り返し使える財産になるでしょう。
こうした思考の手間を減らす工夫が、時短に直結します。
同僚や上司を信頼して任せる
自分だけしかできないと思い込んで、すべてを抱え込むと時間がいくらあっても足りません。
同僚や上司など周囲の力を借りて進める意識が、結果的に効率と成果を生み出します。
まずは「自分しかできない仕事はない」と認識することが重要です。
やらないことを決める
すべてに全力を注ごうとすると、集中力も時間も分散してしまいます。
「今はやらない」「これは優先度が低い」と自分で線引きできることが、仕事を早くする鍵になります
小さな改善を続ける
1回1回の作業を、ほんの少しでも効率化できないか考えてみる。
その積み重ねがやがて「仕事が早い人」になるための大きな力になります。
日々の工夫と気づきが、未来の自分の時間を増やしてくれます。
まとめ
私の知る限り、仕事が早い人は決して能力が特別高いわけではありません。
共通しているのは、「段取り」「判断」「工夫」「行動」のすべてにおいて、無駄を省く意識を持っていることです。
すぐにすべてをマネするのは難しくても、ひとつずつ意識することで、確実に変化は現れます。
小さな改善から、早く帰れる毎日をつくっていきましょう。
